Jak dobrze współpracować z fotografem eventowym?

Obecnie organizatorzy różnego rodzaju eventów wręcz nie wyobrażają sobie jakiegokolwiek wydarzenia bez udziału profesjonalnego fotografa, który w sposób atrakcyjny uwieczni jego przebieg. O czym warto pamiętać w trakcie omawiania szczegółów dotyczących współpracy z fotografem? Jak sprawić, by współpraca pomiędzy organizatorem eventu a fotografem układała się pomyślnie, a wykonane na evencie zdjęcia stanowiły idealną wizytówkę firmy?

Fotografię eventową można określić jako nowoczesną formę reportażu. Głównym celem tego typu fotografii jest zaprezentowanie odbiorcy najbardziej istotnych momentów danego wydarzenia i uchwycenie wyjątkowej atmosfery, towarzyszącej imprezie. Profesjonalna fotografia eventowa to swoisty fundament, niezbędny dla zbudowania pozytywnego wizerunku firmy. Jeśli zależy nam na najwyższej jakości zdjęciach, które stanowić będą doskonałą wizytówkę firmy, warto zadbać o prawidłowy przebieg współpracy z wybranym przez nas fotografem na event.

Jakie informacje powinniśmy przekazać fotografowi przed eventem?

Jednym z najważniejszych warunków dobrej współpracy z fotografem podczas eventu jest wcześniejsze ustalenie wszystkich szczegółów i przekazanie niezbędnych informacji w briefie. Przede wszystkim powinniśmy poinformować fotografa o rodzaju i charakterze organizowanego eventu, o miejscu, w którym ma się on odbyć oraz kto będzie uczestniczył w wydarzeniu.

Niezmiernie istotną kwestią jest także plan całego wydarzenia – dzięki niemu fotograf zawsze będzie na bieżąco z tym, co dzieje się „na scenie” czy też poza nią i nic nie będzie w stanie go zaskoczyć, oczywiście poza momentami, których nikt przewidzieć nie może, a które są przecież na stałe wpisane w każde wydarzenie. Przekażmy fotografowi szczegóły odnośnie ewentualnych niespodzianek i dodatkowych atrakcji – dla fotografa istotnym elementem będzie chociażby wybuch konfetti czy efekty dymne. Jednym z najważniejszych czynników, o których ponadto powinien wiedzieć fotograf przed organizowanym eventem jest oświetlenie. Niedoświetlona scena czy też brak odpowiedniego światła sprawia, że wykonanie zdjęć staje się niemożliwe, dlatego należy poczynić stosowne ustalenia już przed imprezą, aby w jej trakcie uniknąć niepotrzebnych problemów.

Warto też konkretnie ustalić z fotografem, jakie są nasze oczekiwania co do wykonywanych zdjęć. Określmy, na co i na kogo powinien on zwrócić szczególną uwagę podczas imprezy, czy powinien wykonywać zdjęcia pozowane czy też podejść do sprawy tylko i wyłącznie spontanicznie. Nie możemy również w żaden sposób ograniczać fotografowi komunikacji w miejscu odbywającego się wydarzenia. Zagwarantujmy mu swobodny dostęp do wszystkich miejsc na sali czy też w całym obiekcie – w tym zdjęcia z góry (o ile jest taka możliwość), ze sceny i ze wszystkich innych kluczowych „punktów obserwacyjnych”. Dla fotografa bardzo ważną sprawą będzie możliwość zorganizowania „chwili dla fotoreportera” – jest to przydatne szczególnie wtedy, gdy np. podczas eventu wręczane są nagrody lub gdy wymagane jest wykonanie zdjęć grupowych.

Pamiętajmy jednocześnie, aby w niektórych sytuacjach dać fotografowi wolną rękę, zdać się na jego doświadczenie i intuicję, bowiem jako profesjonalista w swojej dziedzinie, nierzadko potrafi on wyczarować „coś z niczego”. Na koniec uzgodnijmy warunki współpracy – określmy godziny jego pracy, wynegocjujmy wynagrodzenie (w przypadku pracy fotografów, zazwyczaj jest ono ustalane indywidualnie, w zależności od rodzaju zlecenia, ilości zdjęć itp.), przygotujmy umowę i ustalmy, w jakim terminie będziemy mogli otrzymać gotowy fotoreportaż z imprezy.

Kiedy dostaniemy zdjęcia z eventu i dlaczego tak późno?

Częstym pytaniem, zadawanym przez organizatorów eventów, jest termin otrzymania zdjęć z imprezy. Z przyczyn oczywistych, klientowi zależy na możliwie krótkim terminie – najchętniej dostałby zdjęcia już w dniu imprezy lub następnego dnia. Czy jest to realne? Jak najbardziej, jednak wtedy musimy liczyć się z dość znaczącą stratą na jakości fotografii. Warto wiedzieć, z czego to wynika.

Otóż, każdy profesjonalny fotograf eventowy najczęściej wykonuje zdjęcia w formacie RAW. Ten specyficzny format nie nadaje się do użycia bez wcześniejszej obróbki zdjęcia, która bywa dość czasochłonna, gdy zależy nam na efektownym retuszu. Cały proces obróbki zdjęć z eventu składa się z kilku etapów. Najwięcej pracy wymagają następujące punkty: wybór najlepszych zdjęć, usuwanie duplikatów i obróbka wybranych zdjęć (każde zdjęcie poddawane jest korekcie ekspozycji, kontrastu, balansu bieli i nasycenia kolorów). Czasami zdarza się, że niektóre zdjęcia mogą być poddane dodatkowej obróbce, która ma na celu zwiększenie atrakcyjności fotografii, określanej jako „efekt wow”. Po zakończonej obróbce zdjęcia eksportowane są do wybranego formatu – jest to najczęściej JPG. Fotoreportaż z eventu może być dostarczony klientowi na pendrive, płycie DVD lub przez Internet – zależy to od wcześniejszych ustaleń.

Jeżeli klient na pierwszym miejscu stawia sobie jakość zdjęć, a nie termin ich otrzymania – z pewnością zrozumie on, że warto poczekać kilka dni na odpowiednią ich obróbkę, wpłynie to przecież pozytywnie na późniejszy odbiór całego fotoreportażu. Jeśli zaś z pewnych względów zdjęcia powinny być dostarczone klientowi jeszcze podczas eventu lub na dzień następny – wtedy konieczne jest poinformowanie klienta, że zdjęcia będą mieć gorszą jakość. Należy pamiętać, aby klient zaakceptował takie rozwiązanie – unikniemy dzięki temu nieprzyjemnych i zbędnych nieporozumień. W tym przypadku fotograf robi zdjęcia w formacie RAW+JPG i wiedząc, że nie będzie mógł po evencie przeprowadzić odpowiedniej obróbki, już w trakcie wykonywania zdjęć podczas eventu stosuje bardzo dokładne ustawienia temperatury barwowej i ekspozycji, aby otrzymane zdjęcia w formacie JPG posiadały poprawną kolorystykę.

Być fotografem eventowym to rzecz niełatwa…

Fotografowanie eventów nie jest łatwym zadaniem. Wymagane jest nieustanne dostosowywanie się do sytuacji. Zmienne warunki otoczenia, brak możliwości „powtórzenia ujęcia”, problemy z oświetleniem to tylko niektóre z czynników, z którymi musi radzić sobie na co dzień profesjonalny fotograf eventowy. Dodatkowo, powinien on za każdym razem dopasować się do kultury korporacyjnej danej firmy, nie zapominając też o charakterze odbywającej się imprezy. Stawiane mu wymagania są zawsze bardzo wysokie, jednak jeśli odpowiednio zadbamy o przyjazną współpracę na sprecyzowanych warunkach, szybko dostrzeżemy korzyści i efekty w postaci wspaniałych fotoreportaży – w końcu właśnie na tym nam najbardziej zależy.