6 rzeczy o których powinieneś pamiętać podpisując umowę z fotografem

Bartek Dziedzic March 5, 2015 Fotografia reklamowa Zostaw swój komentarz 2,661 Oglądnięć

Jesteś fotografem lub firmą która chce zamówić zdjęcia? Umowę można napisać w dowolny sposób, ale warto zadbać o to, by znalazły się w niej punkty, dzięki którym zadbasz o własne interesy. Zobacz, jak to zrobić skutecznie.

Chciałbym przybliżyć kwestie umowy z fotografem dlatego znajdziesz tutaj odpowiedzi na pytania:

Co powinno znaleźć się w umowie z fotografem?
Czym jest autorskie prawo majątkowe i jaki ma związek z umową o dzieło?
Dlaczego powinniśmy podpisywać umowę na wykonanie zdjęć?
W jakiej formie powinna zostać podpisana umowa na świadczenie usług fotograficznych?
Na jakie aspekty techniczne zdjęć trzeba zwrócić uwagę?
Jakie aspekty prawne powinny być doprecyzowane w umowie?

Po prawej stronie znajduje się link z którego możesz pobrać gotowy wzór umowy.

Pamiętaj o wydrukowaniu 2 kopii umowy.

Co powinno znaleźć się w umowie z fotografem?

W prawie polskim istnieje swoboda zawierania umów dlatego w drodze wspólnych uzgodnień stron można zawrzeć dowolną umowę, nie przekraczając pewnych granic. Warto jednak zawrzeć w każdej umowie podstawowe informacje wymienione poniżej:

między jaką firmą a jakim fotografem została zawarta umowa,
ogólny opis czego dotyczy umowa (najczęściej będzie to zobowiązanie fotografa do wykonania zdjęć),
opis techniczny wymogów stawianym ostatecznym zdjęciom,
termin oddania zdjęć,
dokładne oznaczenia rodzaju umowy, pola eksploatacji zdjęć
przewidywane wynagrodzenie oraz ewentualne dodatkowe koszty,
dodatkowe ustalenia i informacje

Autorskie prawa majątkowe a umowa o dzieło?

Autorskie prawa majątkowe są zbywalne. Jeśli agencja podpisuje umowę o dzieło z fotografem to dotyczy ona dzieła (zdjęć) które będą dopiero wykonane a następnie przeniesienie praw autorskich na zamawiającego w formie przeniesienia majątkowych praw autorskich lub w formie licencji.Ważną kwestię dotyczącą umów podejmuje artykuł 65 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych który mówi, że „W braku wyraźnego postanowienia o przeniesieniu prawa, uważa się, że twórca udzielił licencji.“.

Dlaczego powinniśmy podpisywać umowę z fotografem?

Ponieważ brak zachowania formy pisemnej może prowadzić do braku skutecznego przeniesienia majątkowych praw autorskich do utworu (konkretnych zdjęć) na zamawiającego ten utwór a co za tym idzie można domniemywać, że agencja zawarła z fotografem umowę licencyjną niewyłączną ( o której piszę poniżej).

W jakiej formie powinna zostać podpisana umową z firmą fotograficzną?

W praktyce spotykam się bardzo często z uzgodnieniami mailowymi które w większości przypadków wystarczają jednak nie do końca zabezpieczają obie strony umowy, są to raczej uzgodnienia które powinny być zakończone podpisaniem umowy. Umowę najlepiej jest podpisać na spotkaniu z agencją. Jeśli nie ma takiej możliwości warto podpisać umowę odrębnie, skany dokumentów przesłać drogą elektroniczną z potwierdzeniem dostarczenia, a oryginały umów wysłać tradycyjną pocztą. Jeśli podczas współpracy na linii agencja-fotograf wynikną jakieś problemy zawsze istnieje możliwość odwołania się do wcześniejszych ustaleń i szybsze rozwiązanie problemów.

Na jakie aspekty prawne trzeba zwrócić uwagę wynajmując fotografa?

Umowa między fotografem a agencją może przenosić autorskie prawa majątkowe do zdjęć lub może dawać prawo do korzystania z ich na podstawie udzielonej licencji. Najważniejszą kwestią prawną kiedy zlecamy zdjęcia fotografowi jest kwestia możliwości ich wykorzystania. W pierwszej kwestii powinniśmy wymienić pola eksploatacji tych zdjęć dla jakich nabywamy majątkowe prawa autorskie lub licencję, mówiące o tym w jaki sposób wykonane zdjęcia będą używane. Pola eksploatacji wyróżnione są głównie przez kwestie finansowe i techniczne. Poniżej przedstawiam przykładową listę którą można skopiować do umowy, ale można też określić inne warunki eksploatacji zdjęć (mogą one być bardziej szczegółowe od tych podanych poniżej).

Realizacja i druk materiałów reklamowych m.in ulotek, folderów, katalogów;
Zwielokrotnianie zdjęć dowolną techniką dla celów marketingowych;
Wprowadzanie zdjęć do pamięci komputera;
Wyświetlanie zdjęć;
Publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym prezentacja i rozpowszechnianie w sieci internet m.in. na stronie internetowej firmy oraz na portalach internetowych;
Udostępnianie do przeglądów, katalogów i wystaw;
Utrwalanie;
Wprowadzanie do obrotu nośników na których utrwalono utwór, użyczenie ich lub najem oryginału albo dalszych egzemplarzy;

Fotograf może zażądać większego wynagrodzenia jeśli wykonane przez niego zdjęcia będą miały ukazać się w formie reklamy, oraz może obniżyć cenę wykonania zdjęć jeśli będą one wykorzystane jedynie na użytek prywatny czy pamiątkowy uczestników eventu.

Czym różni się zbycie majątkowych praw autorskich do fotografii od licencji?

W wypadku zawarcia umowy o zbyciu majątkowych praw autorskich do zdjęć przez fotografa, agencja (oraz każda firma na którą agencja przeniesie to prawo) może dowolnie korzystać z utworu w zakresie wymienionych pól eksploatacji.

Inaczej sprawa się ma w przypadku umowy licencyjnej w której fotograf na zasadzie licencji udziela agencji prawa do korzystania ze zdjęć.

Licencje na użytkowanie zdjęć dzielimy na licencje niewyłączną: fotograf może na te same zdjęcia udzielić licencji kilku firmom.

Licencji wyłącznej: fotograf udziela licencji tylko dla jednej firmy i tylko ta firma przez okres trwania licencji może z niego korzystać.

Co powinno znaleźć się w umowie licencyjnej?

jednoznaczne oznaczenie jakich zdjęć dotyczy umowa
wymienione pola eksploatacji
czas na jaki zostaje udzielona licencja
sposoby korzystania ze zdjęć

Główne cechy licencji

licencja może być udzielona na czas określony (maksymalnie 5 lat) po 5 latach staje się licencją na czas nieokreślony lub odrazu na czas nieokreślony.
twórcy przysługuje prawo do wynagrodzenia
licencja obejmuje swoim zasięgiem terytorium Państwa na którym znajduje się siedziba firmy licencjobiorcy
licencja na czas nieokreślony może być wypowiedziana na rok naprzód na koniec roku kalendarzowego
licencje wyłączoną trzeba wyraźnie zaznaczyć w umowie
licencjobiorca nie może przenosić swoich praw na kogoś innego

Jakie warunki techniczne dotyczące zdjęć powinny znaleźć się w umowie?

Format gotowych zdjęć

Gotowy materiał powinien być dostarczony w odpowiednim formacie. Najpopularniejszym jest format JPG i do większości zastosowań wystarczy. Dla bezpieczeństwa jednak polecam zaznaczyć w umowie aby fotograf wykonywał zdjęcia w pełnym formacie RAW z którego możemy wygenerować zdjęcia w dowolnym formacie. Zdarza się, że klient będzie chciał wydrukować powiększenie jakiegoś zdjęcia (czy to w formie plakatu, baneru lub jakiekolwiek innej) i wtedy dobrze byłoby aby fotograf posiadał zarchiwizowane Rawy. Do druku wielkoformatowego wykorzystuje się często zdjęcia w formacie TIFF który zapewni dużo lepszą jakość niż JPG.

Z punktu widzenia zawodowego fotografa wykonywanie zdjęć w formacie RAW jest oczywiste i nie powinno to być żadnym problemem. Fotograf za przygotowanie zdjęć do druku wielkoformatowego może zażądać dodatkowego wynagrodzenia.

Rozmiar zdjęć

Polecam zapis o dostarczeniu zdjęć w minimalnym rozmiarze 2362 pikseli x 3543 pikseli w rozdzielczości 300 dpi.

Jeśli potrzebujemy zdjęć do wyświetlania na monitorach wystarczy rozdzielczość Full HD czyli 1920 px x 1020px, 72 dpi. Jeśli zdjęcia mają być w jakiejkolwiek formie drukowane polecam zapis aby zdjęcia były w maksymalnym rozmiarze w rozdzielczości 300dpi : optymalne min to: rozmiar 2362 pikseli x 3543 pikseli w rozdzielczości 300 dpi pozwalający wykonać bardzo dobrej jakości odbitkę fotograficzna w formacie A4 (20cm x 30cm). Zawsze w umowie można zawrzeć punkt aby fotograf dostarczył zdjęcia w pełnej rozmiarze które umożliwią druk a także zdjęcia pomniejszone.

Ilość zdjęć

O ile w wypadku zdjęć reklamowych, biznesowych czy produktowych takie ustalenia jest łatwo wykonać to problem pojawia się jeśli chodzi o zdjęcia z eventów. Jest to rzecz którą ciężko oszacować, a większość klientów tego wymaga. Ja opieram się na szacowaniu ujęć na podstawie ilości osób, czasu trwania imprezy a także rodzaju imprezy. Inaczej będzie się fotografowało imprezę firmową na 400 osób z wieloma atrakcjami a inaczej kongres czy konferencję z podobną liczbą gości. Mimo trudności w oszacowaniu liczby gotowych zdjęć warto zaznaczyć w umowie jakiej ilości może oczekiwać klient.

W jaki sposób zostaną dostarczone gotowe zdjęcia po evencie

Warto ustalić w jakiej formie dostarczone będą gotowe zdjęcia. Mogą się z tym wiązać dodatkowe koszty lub może być potrzebny dodatkowy czas na przesłanie zdjęć który trzeba wziąć pod uwagę.

Najlepszą formą i według mnie najszybszą jest przesłanie zdjęć przez internet. Polecam do tego typu rzeczy wykorzystać popularne usługi typu Dropbox, WeTransfer.com lub użyć serwera Ftp.

Dodatkowe ustalenia

Poniżej lista przykładowych rzeczy które mogą znaleźć się w umowie z fotografem:

jak długo po evencie fotograf powinien mieć zarchiwizowany materiał źródłowy w plikach RAW
wyszczególnione dodatkowe koszty np. koszty dojazdu, koszty dodatkowych ujęć itp.
informacje dotyczące istotnych elementów które mają być sfotografowane

Jeżeli potrzebujesz wzoru umowy z fotografem można go pobrać z linka poniżej